+

Грабли внедрения hr-систем. Какие ошибки могут привести к потере времени и денег

28 ноя, 2022 | №3-4 2022 | HR-TECH


Александр Григорян,
Директор по развитию и сооснователь digital-интегратора «Улей»

1. Ошибки до старта

Не просчитаны риски

Риски есть везде и всегда, главное - быть к ним готовым. При внедрении HR-системы есть три группы факторов, из-за которых что-то может пойти не так:

■   человеческие - ошибки команды, отпуска и больничные:

■   внешние - сезонность и актуальность:

■   внутренние - корпоративные устои, негибкость сотрудников или руководства к изменениям, негибкость структуры бизнес-процессов.

Минимизировать риски поможет прогноз. И нужно заблаговременно продумать пути их решения.

Например, руководство компании DNS планировало внедрить внутренний портал, так как видело ценность в развитии персонала. Но опрос показал, что большая часть коллектива не хочет пользоваться корпоративным университетом. Тогда компания определила преимущества платформы, выстроила стратегию по трансформации корпоративной культуры и провела информационные мероприятия для работников.

В конечном счете университет занял более высокое место в сознании компании, и большинство сотрудников высказались «за» новые знания. Если бы инструмент появился без участия мнения коллег, то платформа могла бы быть не востребована. Но этот риск сумели проработать.

Не разработан план продвижения

HR-система - отдельный продукт, популярность которого зависит от стараний проектной команды по его продвижению. Мероприятия должны быть направлены на то, чтобы:

■        сотрудники осознали ценность инструмента:

■        научились работать в нем;

■        сменили привычные способы работы.

Подглядеть пример того, как составить план по продвижению, можно у АР TRADE.

Не предусмотрены трудозатраты со стороны заказчика

Приобретение решения не означает, что вся техническая работа будет выполняться только со стороны поставщика. Для внедрения системы, особенно такой ключевой и объемной, как HRMS, потребуются внутренние разработчики. Они подготовят серверы и базы данных, обеспечат интеграцию с внутренними инструментами и т.п. Поэтому нужно заранее выделить специалистов, которые будут этим заниматься, и распланировать их время.


2. Работа с аудиторией

Отсутствует аналитика

Бывает так, что при планировании функционала будущего инструмента руководители опираются на лучшие практики коллег по рынку или собственные задумки, но забывают о главном - инструмент создается для коллег. На выходе получается действительно актуальный продукт. Однако, если он не отвечает потребностям целевой аудитории, сотрудники не будут понимать, зачем им в нем работать.

До начала изучения способностей HR-peшений необходимо провести опросы разных групп работников, чтобы узнать: какие проблемы при работе появляются, как часто они возникают, как они сейчас их решают, какие идеи решения этих трудностей у них есть и т.д.

На основе этих ответов нужно составить список требований к системе и расположить их на матрице в зависимости от того, насколько та или иная функция «горит»: добавить ли ее в MVP или в более поздние этапы реализации.

Нет очевидно полезных инструментов для сотрудников

Но как понять, какой функционал нужен в первую очередь, а что можно отложить на потом? Для этого нужно определить, какие опции будут значительно облегчать работу сотрудников.

Кейс. Группа компаний «МЕДИА1», развивающая активы телеканалов «МУЗ-ТВ», «Ю», «Канал Disney» и др„ на старте включила в портал вывод зарплаты и согласование кадровых заявок. Такое решение повлияло на численность пользователей в интранете.

Все полезные сервисы следует разместить на главной странице платформы, чтобы максимально облегчить пользовательский путь.


Кейс. На корпоративном портале группы компаний АР TRADE, занимающейся дистрибуцией и логистикой, сотрудник на стартовой странице видит меню с заказом справок, внутренними документами, программами и пр.

Что еще можно добавить на первом этапе внедрения системы:

■   баннерную карусель с важными сообщениями организации и сервисами:

■   техническую поддержку, чтобы сотрудник мог сразу решить любой вопрос, что особенно актуально для новеньких в компании:

■   базу знаний, которая поможет работнику найти необходимую информацию и не тратить время на самостоятельный поиск:

■   бронирование рабочих мест и карту офиса, если компания перешла или переходит на гибридный формат. Опция позволяет зарезервировать за собой рабочее место или переговорную, а также понять, кто и когда будет в офисе. Такой маневр выгоден и для организации - за счет бронирования рабочих мест можно сократить расходы на офис на 30%;

■   планирование отпусков, где каждый может посмотреть доступные отпускные дни, забронировать даты и узнать, кто и когда будет отсутствовать. Команда АР TRADE отмечает, что эта функция позволяет четко регламентировать период выбора отпусков сотрудниками и может легко их контролировать. Как результат, отпускные дни не переносятся на следующий год, а сами работники чувствуют себя более счастливыми за счет своевременного отдыха;

■ корпоративный университет. Если для сотрудников в приоритете развитие и обучение, то интересные и авторские подборки курсов точно будут востребованы.


Процесс бронирования рабочего места. Источник: digital-интегратор «Улей».

Пример корпоративного университета. Источник: digital-интегратор «Улей».


Выбор типа мобильной версии HR-системы зависит от задач компании и ее финансовых возможностей. Источник: digital-интегратор <Улей->.

Не предусмотрена мобильная версия

Сегодня большинству людей привычнее решать рабочие вопросы через смартфон. В частности, общаться с коллегами, заполнять и согласовывать заявки, работать с небольшими документами. Наличие мобильной версии платформы позволит выполнять задачи в привычной среде и повысит уровень лояльности сотрудников.

Впрочем, компании до сих пор забывают или не хотят с самого начала думать о мобильной версии. Но из-за спроса у разработчиков в будущем появляется внушительная задача, которая рушит другие планы.

Вариантов, как оформить мобильную версию решения, может быть несколько:

■   мобильная версия-интерфейс системы подстраивается под параметры мобильного телефона:

■   адаптивная версия - интерфейс системы подстраивается под параметры планшета:

■   коробочное приложение - коробочная платформа от поставщика решения;

■   индивидуально разработанное приложение - платформа, созданная полностью под требования компании.

База сотрудников устарела

Порой компании грешат тем, что вовремя не обновляют данные о работниках: ФИО, должности, контакты, паспортные данные и пр. И когда дело доходит до запуска платформы, появляются как минимум две проблемы:

■   нет возможности пригласить сотрудников. Для создания логинов пользователей требуются персональные данные, к которым привязывается аккаунт в системе. Нет данных - нет аккаунта:

■   структура компании отражается неверно, так как она завязана на позициях сотрудников.

Подсказки и навигация в интерфейсе

От степени сложности освоения инструмента сотрудниками напрямую зависит, будут ли им пользоваться. Это подтверждает случай, когда в «Улей» обратился заказчик с запросом на доработку своей системы по причине того, что работники к ней не обращаются. После опроса оказалось, что людям полезен инструментарий платформы, но они не понимают, как в ней работать.

Выходом из подобной ситуации будут продуманная навигация и интерактивные подсказки - всплывающие оповещения, которые знакомят сотрудника с платформой при первом «контакте» и по запросу.


3. Поддержка и управление

Неправильно выбран руководитель проекта

Руководитель проекта - это капитан корабля, который должен знать все его устройство. Тогда корабль поплывет. Поэтому за штурвал нужно ставить специалиста, который обладает экспертизой и весомым опытом в HR, умеет управлять командой, разбирается или готов разобраться в устройстве ИТ-решений. По практике «Улья», лучший руководитель проекта - это выходец из HR, последним двум навыкам можно обучиться и во время работы над проектом.

Функциональный заказчик не вовлечен

Бывает и так, что платформа остается без внимания ответственного за него лица. И тогда неприятности могут всплыть уже после реализации проекта, потому что заказчик не знал или не сказал о тонкостях, о которых стоило предупредить поставщика. Впоследствии все приходится переделывать.

Другая ситуация, когда проект дошел до запуска, но за отдельный функционал не назначены администраторы, технические специалисты и т.п. Так, в практике «Улья» был случай, когда компания попросила сотрудников заполнить анкету при первом входе во внутренний портал. Но оказалось, что не было никого, кто проверял бы эти профили, и процесс стал неконтролируемым.

Как выглядит портрет эффективного руководителя по внедрению HR-решения. Источник: digital-интегратор <Улейг

Служба безопасности не погружена в проект

Частая ошибка компаний в том, что служба безопасности [СБ] либо не знает о происходящих преобразованиях, либо недостаточно погружена в задачу. Как следствие, СБ не пропускает мобильную версию системы или же заворачивает ее полностью. Во избежание недоразумений стоит еще «на берегу» обговорить все детали с СБ:

-     как будет организована архитектура тестовой и продакшен-площадок - куда и какого типа доступы есть для внутренней и внешней команд:

-     к каким программам в организации поставщик может получить доступ - учет кадров, Active Directory и др.

Не сформирована группа агентов изменений

Желательно, чтобы в каждом отделе компании были амбассадоры продукта - люди, поддерживающие внедрение системы. Перед ними нужно поставить задачу, которую они будут продвигать среди своих коллег. Действовать амбассадоры могут по-разному. Например, перенаправлять на внутреннюю систему тех, кто написал им в мессенджер или поставил встречи в сторонних программах.

Недостаточная поддержка со стороны топ-менеджмента

Запуск нового HR-решения подразумевает изменение не только порядка работы, но и корпоративной культуры, формата внутренней коммуникации. Подготавливать сотрудников к такому повороту нужно заранее, заручившись помощью вышестоящего руководства.

Топ-менеджмент должен продвигать новые ценности и транслировать пользу инструмента на сотрудников, в особенности на руководителей. Последние, осознавая значимость предстоящих событий, донесут до подчиненных ключевые идеи. Таким образом, большее количество работников удастся заинтересовать в инструменте, и они поддержат трансформацию в компании. В противном случае проектная команда столкнется с сопротивлением персонала, а платформа будет непопулярна.

Но вовлеченность руководителей важна и после запуска проекта.

Кейс. AP TRADE, группа компаний дистрибуции и логистики, презентовала корпоративный портал в начале 2020 года, в самый разгар пандемии. Проект был под угрозой из-за перемен в бизнесе. Но один действенный шаг подогрел интерес людей к платформе: руководители отвечали на вопросы работников и общались с ними в отдельном чате портала. В итоге этот канал стал самым популярным в компании, чат не умолкал ни днем, ни ночью, а число пользователей на платформе все время росло.

Теперь вы знаете об основных препятствиях, которые могут стоять на пути к быстрому и легкому внедрению HR-системы, а также о способах их преодолеть.

Однако это далеко не все - мы создали полноценный курс с экспертами рынка с большим опытом по внедрению интранет-решений. Программа будет полезна всем, кто планирует запускать корпоративный портал или хочет понять, как исправить ошибки в текущей системе. Старт уже совсем скоро! Подписывайтесь на рассылку, в ней мы анонсируем дату начала и расскажем подробнее про программу обучения и о наших спикерах.

Возврат к списку